Dokumentation for behandling af personoplysninger efter persondataforordningens art. 30
For dataansvarlige
En virksomhed har pligt til at udarbejde og løbende opdatere dokumentation for alle virksomhedens databehandlingsaktiviteter. Dokumentationen skal foreligge skriftligt og elektronisk, så den på anmodning kan udleveres til Datatilsynet. Dokumentationen skal ikke indsendes til Datatilsynet, med mindre tilsynet i en konkret sag anmoder om det.
Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab og PLO påtager sig intet ansvar for medlemmernes anvendelse af dette materiale og kan ikke gøres ansvarlige for senere regelændringer, der måtte få betydning for indholdet og behov for opdatering deraf. Medlemmernes tilegnelse og anvendelse af materialet sker på medlemmernes eget ansvar og Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab og PLO kan således ikke gøres ansvarlig for fejl og mangler i indholdet der måtte opstå som følge af medlemmernes anvendelse af materialet. Bruun & Hjejle rådgiver ikke om IT eller sikkerhed og medlemmerne opfordres derfor til at søge særskilt rådgivning herom.
Nedenstående standarddokumentation vedrører primært patienternes helbredsoplysninger. Lægen er imidlertid også dataansvarlig i forhold til sine medarbejdere, hvorfor fortegnelsens sidste linjer opfylder fortegnelseskravene i relation til ansatte. Praktiserende Lægers Arbejdsgiverorganisation har i øvrigt udarbejdet vejledningsmateriale om lægens rolle som dataansvarlig arbejdsgiver.
I dokumentet er der endvidere gjort plads til at klinikken selv kan udfylde flere linjer, hvis der deles data med andre modtagere end dem, der er nævnt i denne standarddokumentation
Den dataansvarlige
Navn [Lægerne Kløvervej 10 10c. v. Maria Fischer-Nielsen og Jørgen Skadborg
CVR-nummer 34333602
Adresse KCGM (XMO)løvervej 10 c , 7190 Billund
Telefonnummer 75331318
E-mail adresse laegerne@kloevervej10.dk
Hjemmeside www.Kløvervej10.dk
Behandlingen af personoplysninger
Behandlingens betegnelse Indsamling og videregivelse af helbredsoplysninger om patienter
Formålene med behandlingen Hovedformålet med behandlingen af helbredsoplysninger er at muliggøre behandling af patienter. For at muliggøre patientbehandlingen, er det nødvendigt at der videregives helbredsoplysninger til forskellige aktører i sundhedssektoren, herunder til afregningsformål.
Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger
Kategori:
Patienter Særlige kategorier af personoplysninger (sæt kryds i boksene)
Race eller etnisk oprindelse
Politisk overbevisning
Religiøs overbevisning
Filosofisk overbevisning
Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold Helbredsoplysninger
Ved helbredsoplysninger forstås:
Journaloplysninger vedr. diagnostik, undersøgelse og behandling af patienten, medicin, prøvesvar, tests, røntgenbilleder, scanningssvar, attester, henvisninger m.v.
Seksuelle forhold eller orientering
Genetiske elle biometriske data til brug for identifikation, f.eks. irisscanning og fingeraftryk som adgangskontrol
Strafbare oplysninger
Almindelige kategorier af personoplysninger: Stamdata, dvs. patientens navn, personnummer, e-mail og hjemmeadresse samt telefonnummer.
Modtagere af personoplysningerne
Af nedenstående fremgår en samlet liste over modtagere (både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere), som personoplysningerne overlades eller videregives til, systemer, typer af oplysninger og hjemmel
Formål Modtager System Type oplysninger Hjemmel
Patientbehandling Lægens leverandør af elektronisk journalsystem
CGM (XMO) Journalsystem Helbredsoplysninger
Databehandleraftale med systemhus
PLSP A/S Praksisleverandørernes serviceplatform Helbredsoplysninger Databehandleraftale(Via systemhus)
MultiMed A/S (RefHost) Henvisningshotellet Henvisninger Omfattet af systemhusets aftale om kommunikation på VANS-nettet
Danish Medical Data Distribution
(DMDD) WebReq & WebPatient Bestilling af laboratorieprøver & opbevaring af borgerens spørgeskemasvar Databehandleraftale
DAK-E Sundhedsmappen (Digitale Forløbsplaner) Helbredsoplysninger Databehandleraftale
Offentlige myndigheder (regioner, kommuner) Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder) Helbredsoplysninger Sundhedslovens §43
Andre sundhedsaktører (speciallæger, privathospitaler mv) Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder) Helbredsoplysninger Sundhedslovens §41
Sundhedsdatastyrelsen Det Fælles Medicinkort Medicinoplysninger Sundhedslovens §157
Sundhedsdatastyrelsen Det Danske Vaccinationsregister Vaccinationer Sundhedsloven §157a
Fuldstændig aktindsigt:
Patienten selv i forbindelse med aktindsigt i helbredsoplysninger .
Afgrænsede, (intetrelevante oplysninger til det konkrete formål: Patientens advokat og forsikringsselskab efter anmodning med patientsamtykke. Lægens journalsystem Helbredsoplysninger Sundhedslovens §37 og Persondataforordningens artikel 15 om indsigtsret
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til patientbehandling] – – –
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til patientbehandling] – – –
Forskning Kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP) Dansk Voksen Diabetes Database Helbredsoplysninger Sundhedslovens §196
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til forskning]
– – –
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til forskning]
– – –
Administration og kvalitetsudvikling Sundhedsdatastyrelsen Statens elektroniske indberetningssystem (SEI) Oplysninger om dødsfald Bekendtgørelse nr. 1046 af 20. oktober 2016, jf. sundhedslovens §190
Sundhedsdatastyrelsen DPSD2 Utilsigtede hændelser Sundhedslovens §§198-199
Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) STPS indberetningsløsning Helbredsoplysninger
(ifm. praksislukning) Ved samtykke fra patienten
Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) STPS indberetningsløsning Helbredsoplysninger
(ifm. mulig inddragelse af kørekort) Autorisationslovens §44
Styrelsen for Patientsikkerhed/Patienterstatningen Patienterstatningens indberetningsløsning Helbredsoplysninger
Sundhedslovens §43, jf. lov om klage-og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet
Regioner Sygesikrings-og afregningssystemet Ydelsesoplysninger Sundhedslovens §60
Forsikring og pension DMDD (It-leverandør) Helbredsoplysninger og attester Journalføringsbekendtgørelsen §20
Politi og domstole N/A Helbredsoplysninger Enten ved samtykke, sundhedslovens §179 eller retsplejeloven
Sociale myndigheder (fx kommune og Udbetaling Danmark) EG Kommuneinformation A/S Helbredsoplysninger og attester Ved samtykke fra patienten eller efter retningslinjer i det socialt lægelige samarbejde
Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen
Virk.dk (e-blanket) Helbredsoplysninger Arbejdsskadesikringsloven §34
Lægemiddelstyrelsen
Lægemiddelstyrelsens e-blanket Bivirkninger ved medicin og vaccinationer Bekendtgørelse vedr. indberetning af bivirkninger ved lægemidler §§ 4-5
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til administration og kvalitetsudvikling]
– – –
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til administration og kvalitetsudvikling]
– – –
Netværkskommunikation MedCom Sundhedsdatanet Helbredsoplysninger Databehandleraftale
(Via systemhus)
VANS-leverandører VANS-net Helbredsoplysninger Databehandleraftale
(Via systemhus)
Leverandør af netværksløsning til klinikken
– Alle kategorier af personoplysninger Videregivelse til TDC eller anden netværksleverandør. Denne er selvstændigt dataansvarlig, jf. Lov om elektroniske tjenester
Klinikadministration Lægens leverandør af lønsystem
Bluegarden
Lønsystem Oplysninger om løn Databehandleraftale
Lægens leverandør af system til klinikadministration
(intet) Administrationssystem HR-oplysninger inkl. CPR-nummer Databehandleraftale
Danske Regioner Praksis- og afregningsportalen (sundhed.dk) Praksisdeklarationer og tilmelding til yderregisteret Persondataforordningens artikel 6, 1b og 1e om behandling mhp. opfyldelse af kontrakt og samfundsmæssig interesse
SKAT MitVirk Skatteoplysninger Kildeskatteloven
Kommunen MitVirk/NemRefusion Ansøgning om sygedagpenge, barsel mv. Sygedagpengeloven
NETS NETS NemID portal
(Medarbejdersignatur) Personoplysning Videregivelse mhp. opfyldelse af kontrakt/retlig forpligtigelse, jf. Forordningens artikel 6.1.b og c
Revisor N/A Oplysninger om HR, løn og skat Hvis revisor anviser løn for klinikken indgås databehandleraftale.
Ift. regnskabsaflæggelse er revisor dataansvarlig efter årsregnskabsloven.
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til klinikadministration]
– – –
[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til klinikadministration]
– – –
NOTE1: Hvis du benytter systemer eller software-løsninger (fx cloud baseret office365), som overfører data til lande uden for EU, skal din dokumentation også indeholde oplysning herom. Tilføj i så fald en række nederst i ovenstående liste med oplysninger herom. (Bruges ikke i vores klinik)
NOTE2: Kolonnen ”System” dækker over forskellige elektroniske systemer. I visse tilfælde, fx i relation til arbejdsgivere og forsikringsselskaber, kan kommunikation dog også foregå ved almindelig postforsendelse.
Sletning af personoplysninger
Forventede tidsfrister for sletning af forskellige kategorier af oplysninger Helbredsoplysninger indeholdt i patientjournaler
Oplysningerne slettes i overensstemmelse med lovgivningens krav, se journalførinsgsbekendtgørelsens §§15-16 (Bekendtgørelse nr. 990/2017). Som reglerne er nu, skal helbredsoplysninger indeholdt i en patientjournal opbevares mindst 10 år, billeddiagnostik dog 5 år. Hvis der verserer en klage- eller erstatningssag skal oplysningerne opbevares, indtil sagen er afsluttet.
Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Sikkerhed Klinikkens systemhus (og evt. andre databehandlere) har i en databehandleraftale forpligtet sig til at sikre, at der træffes de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Kommunikation af personoplysninger skal ske over sikre forbindelser. Personoplysninger, der overføres eller opbevares uden for et lukket netværk kontrolleret af Databehandleren, skal beskyttes med kryptering. Hvor det er passende og hensigtsmæssigt henset til oplysningernes karakter, skal oplysningerne desuden pseudonomiseres.
Adgangskontroller og –begrænsninger skal indføres i passende omfang. Fysisk materiale, der indeholder personoplysninger, opbevares aflåst.
Databehandleren skal sørge for løbende sikkerhedskopiering af personoplysningerne, hvis der er indgået aftale herom. Hvis systemhuset ikke foretager backup, skal der indgås aftale herom med en anden leverandør. Kopierne skal opbevares adskilt og forsvarligt og på en måde som sikrer mulighed for at oplysningerne kan genskabes.
Databehandleren har som led i databehandleraftalen forpligtet sig til én gang årligt at afgive en erklæring til mig (den dataansvarlige), der dokumenterer, at databehandleren handler i overensstemmelse med gældende persondataret. Erklæringen baseres på ISAE 3402 eller tilsvarende. Erklæringen skal være underskrevet af en kvalificeret, uvildig instans, f.eks. databehandlerens revisor.